マイナンバーの取り扱い

通知開始と利用開始

平成27年10月からの個人番号及び法人番号の通知、平成28年1月からの利用開始、 個人番号カードの交付に向けたロードマップの例です。

平成27年10月からの番号通知以降は、従業員の番号取得が可能です。また、従業員の個人番号カード交付申請をとりまとめていただくことも可能であり、全従業員との関係で具体的な事務が発生します。

平成28年1月以降、マイナンバーの利用が始まり、年始に雇用する短期アルバイトの報酬に始まり、講演等での外部有識者等への報酬、3月の退職、4月の新規採用、中途退職などで、番号の取得・本人確認や調書の作成などの具体的な税・社会保険の事務手続が順次始まります。

企業は、従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続や、給与の源泉徴収票の作成を行っています。平成28年1月以降、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要になります。また、企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバー(又は法人番号)を提供してもらう必要があります。

マイナンバー制度は、社会保障や税の手続で全従業員に関係する制度です平成28年1月以降、税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載することになります。

マイナンバーとその内容を含む個人情報(特定個人情報)は適切に管理することが必要です。

目的明示と本人確認

源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的でマイナンバーを利用する場合、まとめて目的を示しても構いませんが、後から利用目的を追加することはできません。改めて利用目的を通知・公表してください。

本人確認は「番号確認」と「身元確認」が必要です。番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、番号のみでの本人確認は認められません。必ず、番号が正しいことの確認に加え、番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。

従業員が「個人番号カード」を持っている場合には、番号確認と身元確認がこのカードのみで可能です。

個人番号カードを持っていない従業員については、番号確認は平成27年10月以降に郵送される「通知カード」での確認が基本です。ただし、通知カードには写真がなく、身元確認はできないため、運転免許証やパスポートなどで身元確認を行います。

雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。