マイナンバーの利用範囲は、社会保障・税・災害対策に限定されていますので、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。
例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。また、法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。
提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。
収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。
他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。一方、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たりません。